外注した開発、今どうなっているか分かりますか——進捗が見えない不安の減らし方

「発注してから3週間、何の連絡もない」——システムやアプリを外注したときに、いちばんよく聞く不安がこれです。

しかも厄介なのは、聞いていいのかどうかが分からないことです。催促していると思われないか。細かい客だと思われないか。そう考えているうちに、また1週間が過ぎます。

私たちは作る側ですが、この不安は気にしすぎではありません。進捗が見えない状態は、実際にお金の損につながります。この記事では、その理由と、発注する側から何を求めていいのかを書きます。

この記事の要点（先に結論）

• 進捗が見えないことの本当のコストは、待つ時間ではなく手戻りの大きさ。ズレに気づくのが遅いほど、やり直す量が増える
• 求めていいのは報告書ではなく動いているもの。週に1回、見せてもらうのが一番早い
• 「進捗を見せてください」は契約の前に言っていい。断られたら、それ自体が判断材料になります

進捗が見えないと、何が高くつくのか

待たされる時間ではありません。気づくのが遅れることです。

仕様の行き違いは、どれだけ丁寧に決めても起きます。言葉で書いた仕様と、実際に動くものを見たときの感覚は、必ずどこかでズレるからです。問題はズレることではなく、いつ気づくかです。

• 2か月後に完成品を見て気づけば、2か月ぶんの作業がやり直し
• 1週間後に気づけば、やり直すのは1週間ぶん

同じ1つのズレでも、やり直す量は約9倍違います。 進捗が見える形にする価値は、速く作れることではなく、ここにあります。

やり直しの作業をするのは作る側ですが、損は発注する側にも出ます。目安は次の3つです。

• やり直しのあいだ納期が延び、その間は今のやり方のまま仕事を回し続けることになる
• 契約の内容によっては、仕様の変更として追加の費用がかかることもある
• 延びた理由と新しい見通しを、社長に説明し直すことになる

そしてもう1つ、社内で効きます。「あの件どうなってる？」に答えられない状態が続くと、発注した人が社内で立場を失います。上に説明できないまま2か月待つのは、それ自体がかなりの負担です。

求めていいのは「報告書」ではなく、動いているもの

第1段階: 聞く日を決める（費用ゼロ・今日できる）

「毎週◯曜日に、動いている画面を見せてください」と、最初に決めてしまいます。決めておけば催促にならない——聞く側の心理的な負担が消えるのが、この段階のいちばんの効果です。

限界は、見られるのがその日だけなことです。見せてもらった内容はどこにも残りません。まだ画面が無い時期には「認証まわりを実装中です」といった文章だけになり、発注側には進み具合が判断できません。

第2段階: 進捗の置き場所を1つにする

メールとチャットに散っている報告を、1つの場所にまとめてもらいます。共有のドキュメントでも構いません。「いつ・何が終わって・次は何をするか」が同じ場所に積み上がると、あとから遡れるようになります。

ここまでは、約束だけでできます。

第3段階: いつでも見える形にする

作っている途中の画面を、発注した側が自分の目で確かめられる形です。私たちは、できたところから順に画面をお見せしています。完成を待たずに3割ほどの段階で一度お見せして、違っていたら引き返せるうちに直します。

これは私たちが特別なわけではありません。 同じことは他の開発会社でもできます。発注する側から「そういう形にしてほしい」と言っていい、というのがこの記事でいちばん伝えたいことです。

「週1の定例で足りる案件」と「見える形が要る案件」の境目

1つ目の問いは、開発期間が1か月を超えるかです。

超えるなら、第3段階の「いつでも見える形」を相手に頼んでかまいません。見えない期間が長いほど手戻りが大きくなり、社内への説明も続かなくなります。途中で仕様が変わる可能性も上がるので、実物を見ながら方向を直せる形が要ります。

1か月以内なら、まずは週1回の定例で足ります。ズレても、やり直す量が小さいからです。ただし、もう1つ問いがあります。

2つ目の問いは、社内に説明する相手がいるかです。社長や上長、他部署に報告する必要があるなら、開発期間が短くても見える形を求めてください。受け取ったものを、そのまま見せられるからです。自分の裁量だけで決められるなら、文章の報告で足ります。第1・第2段階の約束で十分です。

ここから先は、発注側だけでは判断しにくい

見える形を頼むところまでは、発注する側からできます。詰まりやすいのは、頼んだあとです。

• 相手の「できない理由」が、技術的にもっともなのか分からない。 理由を説明してもらえるかどうかは、発注する側にも分かります。ただ、「この段階では、まだお見せできるものがありません」という説明が作る順番として自然なのかまでは、社内にシステムに詳しい人がいないと確かめにくいところです
• 見せてもらっても、予定どおりか遅れているかが分からない。 画面が動いていても、それが全体のどこまでにあたるのかは、最初の計画と並べないと判断できません。見積書の項目が「一式」のように大きくまとまっていると、並べる相手がありません
• 見積書のどこを見れば、途中で見せてもらえる時点が分かるのかが分からない。 最初に動く画面を見せてもらえるのが1か月目なのか、納品の直前なのか。工程の並べ方や納品物の書き方から読み取ることになりますが、慣れていないと見落としやすいところです

3つとも、手がかりは手元の見積書か提案書の「何を・いつまでに作るか」の書き方にあります。

なお、「それなら外に出さず自社で作れないか」と考えた方は、「AIで自分たちで作れますか」に、作る側が正直に答えますもあわせてどうぞ。作る側として、内製が向く場合とやめたほうがいい一線を書いています。

よくある質問

Q. 毎週進捗を聞くのは、相手に迷惑ではないですか？

迷惑ではありません。作る側にとっても、ズレに早く気づけるほうが楽だからです。手戻りは、発注する側だけでなく作る側の損でもあります。 もし嫌がられるなら、それ自体が判断材料になります。

Q. 進捗を見せてもらえないときは、どう言えばいいですか？

契約の前に「週に1回、動いているところを見せてください」と伝えてください。できないと言われたら、理由を聞いてみてください。理由を説明できる会社と、説明できない会社があります。 前者なら、その理由に納得できるかで判断できます。

Q. 進捗が見えれば、開発は失敗しませんか？

見えるだけでは防げません。見えることの価値は、失敗をなくすことではなく、失敗したときにやり直す量が小さくなることです。ここを期待しすぎると裏切られます。

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これから頼もうとしている見積書か提案書が手元にあれば、1枚ご用意ください。 「何を・いつまでに作るか」の書き方を見れば、どこで進捗が見えなくなりそうかと、何を先に決めておくと手戻りが減るかを、その場でお答えできます。見るのはその書き方だけなので、社名や金額は伏せたままで構いません。

写真やファイルは、[email protected] 宛にメールでお送りいただいても構いません。

私たちにご依頼いただく必要はありません。 他社への発注を検討中でも構いません。見積書の読み方だけお答えします。

オンラインでも、名古屋近郊であれば対面でも承っています。