訪問して終わりにならない——現場の報告書づくりが、次の仕事を遅らせる

作業を終えて、道具を片づけて、車に戻る。次の現場へ向かう。その日の仕事が終わるのは、事務所に戻ってからです。 3件分の報告書が、まだ書かれていません。

写真はスマホの中に、撮った順に並んでいます。どの写真がどのお客様のものか、記憶をたどって選び分ける。作業の内容を思い出して書く。前回の報告書を開いて、書き方を合わせる——。

害虫駆除、清掃、設備の点検、修理。訪問して作業する仕事では、現場を出たあとにこの時間が残ります。 実際に、ご相談をいただいた事業者の方から「報告書作成の手間」を課題として伺ったことがあります。

この記事では、報告書づくりが次の仕事を押し出す仕組みと、その直し方を費用のかからない順に3段階で書きます。

この記事の要点（先に結論）

• 報告書の本当のコストは書く時間ではなく、報告書が出るまで請求も次回の案内も動かないことです
• 直し方は3段階: ①報告書の型と写真の撮り方を決める（費用ゼロ）→ ②現場から送って、帰る前に終わらせる → ③訪問・写真・報告書・次回訪問が一本につながる道具にする
• 境目の問いは2つ: 定期と単発が混ざっていて、時期で件数が大きく変わるか、報告書を出すことがお客様との約束に入っているか。どちらか1つでも「はい」なら、道具にする側です

報告書に、年でどれだけ使っているか

まず、自分の3件ぶん

1件ずつは短いので、見過ごされます。目安として、こう数えてみてください。

ただし、この240時間は、通年を同じ件数で数えた目安です。 実際に効くのは繁忙期の山のほうです。6〜9月に件数が1.5倍になれば、1日4〜5件。この4か月は、毎晩1時間半。報告書以外（請求・見積・電話）が重なる日は、事務所を出るのが9時を回ります。 月20日なら1か月30時間、4か月で120時間。閑散期の8か月（月20時間）と足すと、実際には年280時間ほど。そのうち4割が、この4か月に固まります。 閑散期に取り返せる時間ではありません。

そして、時間よりも効くのはこちらです。 報告書を出してから請求、という取引先では、報告書の遅れが、そのまま入金の遅れになります。 1日3件・月20日なら、月に60件。報告書が平均3日遅れていれば、月末の3営業日ぶん——9件分が締めに間に合わず、請求が翌月に回ります。 月の件数の15%です。これが毎月続くので、月の売上の1割以上が、常に未入金のまま回ることになります。繁忙期の夜の時間は戻りません。それでも、月をまたいだ入金の遅れのほうが、重く効きます。

次に、会社ぜんぶ（6人ぶん）

ここまでは、自分の3件の話です。スタッフが5人いれば、報告書も5人ぶんあります。 自分を入れて6人、1人3〜4件で1日20件として、同じ20分で数えると、こうなります。

• 1日20件 × 20分 = 6時間40分。このうち17件は、自分以外の手で書かれます
• 月20日で約130時間、1年で約1,600時間。自分の240時間の、6倍以上です

入金の遅れも、6人ぶんになります。報告書が平均3日遅れていれば、締めに間に合わないのは月末の3営業日ぶん、1日20件×3日で60件。月400件（1日20件×月20日）の15%です。仮に1件1万円なら、毎月60万円の請求が翌月に回ります。

そして、他人の報告書には、自分の分には無いものが2つ乗ります。

• 書き直し。 型が揃うまでは、出す前に目を通して直すことになります。17件のうち3件を5分ずつ直すだけで、1日15分
• 問い合わせ。 「この欄、何を書くんでしたっけ」。1日2回、1回5分で10分。しかも聞かれるのは、だいたい社長です

合わせて1日25分。月20日で約8時間、1年で100時間。 これは自分の240時間とは別に、自分の夜に積まれる分です。

人が増えて増えるのは、件数だけではありません。 自分の分は型どおりに書けても、他人の分は型が揃うまで書き直しと問い合わせが乗り続けます。自分一人が早く書けるようになっても減らないのは、ここから先です。

最後に、出なかった次回の案内

報告書が溜まっていなくても、出ない案内があります。定期と単発が混ざっていると、定期のお客様の次回はカレンダーに入っていますが、単発のお客様の次回は、報告書の中に書かれたままになりがちです。「次は来年の春ごろ」と書いても、春が来たときにそれを思い出す人がいなければ、案内は出ません。

目安として数えてみます。会社ぜんぶで月400件のうち、1割が単発のお客様なら月40件。時期が来たときに一声かければもう一度頼んでくださる方が、10人に1人なら月4件、年48件です。仮に1件1万円なら、年に48万円の仕事が、案内が出ないまま消えます。 遅れて入るお金ではなく、最初から入ってこないお金です。

この分は、報告書を帰る前に書き終えるようにしても減りません。 報告書を早く出すことと、春に思い出して知らせることは、別の仕事だからです。減るのは、次回訪問までが一本につながる道具にしたとき（直し方の第3段階）です。

高くつくのは、時間よりも「止まる」ほうです

報告書が書かれるまで、その案件は終わっていない扱いになります。請求が止まり、次回の案内が出ないことは、ここまでに数えたとおりです。

止まっているあいだに、増え続けるものがもう1つあります。写真を探す時間です。 スマホやLINEに流れた写真は、時間が経つほど見つけにくくなります（LINEに埋もれる現場写真を、月末の報告書に自動で並べるには）。

この3つは、どれも「報告書を早く書く」では直りません。 書く場所と、書くタイミングを変える必要があります。

直し方の3段階

第1段階: 報告書の型と、写真の撮り方を決める（費用ゼロ・今日できる）

報告書に書く項目を固定します。日付、お客様、作業した場所、見つけたこと、やったこと、次回の目安。毎回同じ順番で、同じ言葉で書きます。

あわせて、写真の撮り方も決めます。 「作業前・作業中・作業後の3枚」「必ず最初に建物の入口を撮る」のように順番を固定すると、あとで写真の並びを見るだけで、どこからどこまでが1件分か分かります。

これだけで、書く時間は1件20分から15分ほどになります（目安です）。書く順番が決まり、写真の選び分けで迷わなくなるためです。

ただし、これでは減らないものがあります。 前回の報告書を探す時間、次回の目安をカレンダーに手で入れ直す時間、そして他人の分が型どおりに揃うかどうか。この3つは、紙に書いたルールだけでは決まりません。

しかも、型を決めても、繁忙期になると型どおりには書けなくなります。 夜に3件溜まった状態では、決めたはずの項目が空欄のまま出ていきます。限界は、書く場所が事務所のままであることです。

第2段階: 現場から送って、帰る前に終わらせる

スマホの入力フォームを用意して、現場を出る前に、車の中で送ります。 無料のアンケートフォームでも始められます。選択肢で選べる項目を増やし、文字を打つのは一言メモだけにするのがコツです。

効果が大きいのは、記憶が新しいうちに書けることです。思い出す時間がゼロになり、写真の選び分けも、その場なら迷いません。

最初の限界は、使い始めた日から出ます。 フォームの回答は表の1行で、写真も表とは別に届くだけです。現場の人の手は帰る前に離れても、お客様に渡す報告書の形に組み直すのは、事務所の作業のまま残ります。

次の限界は、半年ほど経ってから出てきます。回答は1本の長い表になり、「このお客様の前回」を取り出せるのは社長だけになります。スタッフは「前回どうでしたっけ」と社長に聞く。探す係が、社長に固定されます。 記憶で探していた頃と、聞かれる人は変わりません。

はじめに数えた、単発のお客様への次回の案内も、この段階ではまだ出せるようになりません。

第3段階: 訪問・写真・報告書・次回訪問を、一本につなぐ

現場でお客様を選び、写真を撮り、見つけたことを選択肢から選ぶと、そのまま報告書の形になり、お客様の履歴に積み上がる。 前回の内容がその場で見られて、次回の目安も登録される——という道具にする段階です。

ここまで来ると、「作業から3か月経ったお客様」を絞り込んで、次の案内を出すことができます。報告書が、記録から次の仕事の種に変わります。

「道具にする」境目はどこか

第1段階と第2段階は、今日からでも自分たちで始められます。では、どこから先が自分では続かないのか。

境目は、定期と単発が混ざっていて、時期で件数が大きく変わるかどうかです。

次の依頼が見込めない単発の仕事が中心なら、1件ずつが独立しているので、フォームと表で十分に回ります。混ざっている場合が難しいのです。定期のお客様には「次がいつか」があり、単発のお客様には「次があるかどうか」の見極めがあります。この2つを人の記憶とカレンダーで同時に管理すると、繁忙期に落ちやすくなります。 しかも落ちたことに気づくのは、お客様から連絡が来た時です。

もう1つの境目は、報告書がお客様との約束に入っているかどうか。 定期点検の証跡として提出が決まっている場合、報告書は作業そのものと同じく納品物です。遅れが信用に直結するので、人の頑張りに依存させないほうが安全です。

2つの境目のどちらか1つでも「はい」なら、道具にする側です。どちらも「いいえ」なら、スマホのフォームの運用で足ります。

では、「道具にする」と決めたら、何が起きるのか。 一度に全部を入れ替えるわけではありません。

• 最初に動かすのは、報告書だけです。 訪問の記録・写真・報告書の3つが1本につながるところまでで、まず動かします
• いまのカレンダーと、お客様の表は、そのまま残します。 捨てる作業はありません。報告書が1か所に溜まりはじめてから、次回の予定をカレンダーに戻す、という順です
• スタッフが手元で触れるまでの目安は、3〜4週間です。 完成品を待つ期間ではなく、現場で実際に使えるかどうかを確かめるところまでが、この期間です

回数の多いところから1つだけ替えて、使われた形の隣を足していく進め方は、いきなり全部は切り替えないに書きました。

よくある質問

Q. 手書きの報告書のほうが、お客様に喜ばれませんか？

手書きの一言が効く場面はあります。項目は決まった形で出し、最後の一言だけ手で書くのが両立の形です。全部を手書きに戻す必要はありません。

Q. 現場で入力する時間が取れるでしょうか。

事務所で書く時間より短くなります。 思い出す時間と、写真を探す時間が要らないためです。

選択肢で選べる形にしておけば、書く時間は1件あたり数分になります。ただし、数分になるのは「書く時間」だけです。お客様に渡す報告書の形に組み直す作業、前回を探して社長が答える時間、次回の目安をカレンダーに手で入れ直す時間、単発のお客様への次の案内の出しそびれは、そのまま残ります。 この4つは、第3段階まで来ないと無くなりません。

Q. スタッフが使ってくれるか不安です。

入力項目を減らすことが一番の対策です。 現場の人が打つ文字を一言メモだけにして、残りは選ぶだけにします。あわせて「現場で入れたら、事務所での作業はゼロ」という交換条件がはっきりしていると、定着しやすくなります。

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「うちの報告書でも減らせるか」を知りたい場合は、直近でお客様にお渡しした報告書を1枚ご用意ください。 お客様のお名前やご住所は、消すか隠すかしてからで構いません。あわせて、1日に何件回るかと何人で回っているかだけ教えていただければ十分です。

写真やファイルは、[email protected] 宛にメールでお送りいただいても構いません。

かかるのは30分ほどです。 どの項目を選択肢にできて、どこから先が道具の仕事かを、その場で紙に書き出してお渡しします。お手元に残るのは、その紙1枚です。

「いまの形で足りています」という見立てになることもあります。 次の依頼が見込めない単発の仕事が中心で、報告書がお客様との約束に入っておらず、帰りの車で書き終えられているなら、道具は要りません。

オンラインでも、名古屋近郊であれば対面でも承っています。