いきなり全部は切り替えない——業務アプリを「まず1つ」から入れる

業務システムの相談をすると、たいてい全部入りの提案が返ってきます。顧客管理も、予定も、請求も、報告書も。見積は60万円から100万円、納期は3か月。

読んでいるときは「これが全部あれば楽になる」と思えます。ただ、3か月後に10個の新しい画面が一度に現場へ降ってくる、とも書いてあります。

実際にお客様の言葉で、こういうものがありました。

一旦見積の方からスモールで作って、いろんな機能は後々吸収していく

この記事では、なぜ一度に全部を作ると高くつくのかと、1つから入れる進め方を、発注する側の目線で書きます。

この記事の要点（先に結論）

• 一度に全部作ると、待つ期間が長く・現場が覚えきれず・使われない機能にも払うの3つが同時に来る
• 進め方は3段階: ①回数の多い1つを選ぶ（費用ゼロ）→ ②その1つだけ作って使う → ③使われた形の隣を足す
• 境目は、いまの道具が止まると明日の仕事が困るかどうか

一度に全部作ると、何が高くつくのか

待つ期間が、丸ごと損になります。 3か月かけて10個作る間、現場は何も変わりません。1つだけなら3週間で触れて、その日から時間が減り始めます。

現場が覚えきれません。 新しい画面を10個、同じ日に渡されて全部使いこなせる会社はほとんどありません。覚えきれなかった機能は使われず、元の道具（紙・Excel・LINE）に戻ります。しかも「新しいシステムは使いにくい」という印象だけが残ります。

そして、使われない機能にも払っています。 仮に10機能で80万円なら、1機能あたり8万円。使われるのは3つで、残り7つは誰も使わないなら、その7つ＝56万円は眠ったままです。なお、この8万円は10で割っただけの数字です。1つ目だけを作る場合は、ログインやお客様の一覧のような土台の分が乗るので、10で割った額より高くなります。

この3つのうち、いちばん見えにくいのが3つ目です。動いているので、失敗に見えません。 誰も使っていないことに気づくのは、たいてい1年後の保守の話をする時です。

進め方は3段階

第1段階: 回数の多い1つを選ぶ（費用ゼロ・今日できる）

作りたい機能を全部書き出して、それぞれ「週に何回やるか」を書き足します。ここで選ぶのは、大変な作業ではなく回数の多い作業です。

回数の多い作業は、効果がすぐ数字で出ます。しかも毎日触るので、使われるかどうかが1週間で分かります。

選び方の詳しい考え方は中小企業のAI導入は、何から始めればいいかに書いています。AIに限らず、道具を選ぶ時の基準は同じです。

第2段階: その1つだけ作って、使う

1機能だけなら、規模にもよりますが数週間で触れる形になります。ここで見るのは完成度ではなく、現場が実際に使うかどうかです。

使われれば、次に進む理由がはっきりします。使われなければ、その理由を聞いて直す——ここで止められるのが、1つから始める最大の利点です。全部入りだと、使われない理由が分かるのは全部できた後になります。

第3段階: 使われた形の隣を足す

最初の1つが日常に入ったら、その隣を足します。見積から始めたなら、見積に紐づく物件、その物件の写真、その物件の請求。使われている画面から地続きに広げると、現場は覚え直す必要がありません。

私たちが工務店向けに作っているものも、この順番です。最初の1つは見積です。 下の画面は、その見積の部分です。物件や日報は画面には写っていませんが、見積の隣に順に足していく段取りにしています。

進捗が見えないと、この「1つずつ」は不安になります。その対処は外注した開発、今どうなっているか分かりますかに書きました。

「一度に作っていい場合」と「1つずつにすべき場合」の境目

境目は、いまの道具が止まると、明日の仕事が困るかどうかです。

困らないなら、一度に作って構いません。新しく始める業務、今は誰もやっていない集計、社内だけで使う道具——失敗しても、元のやり方に戻るだけです。

困るなら、1つずつです。 見積・請求・予約のように、止まった瞬間に商売が止まるものは、切り替えの日を1日に集中させないほうが安全です。1つずつなら、うまくいかなかった機能だけ元に戻せます。

もう1つの境目は触る人の数です。1人で使う道具なら一度に覚えられます。現場の10人が使うなら、10人が同じ日に10個覚えるのは無理だと考えてください。

ここまでの物差しと、作業ごとの回数は、自分たちで決められます。詰まるのは、それを手元の提案書と突き合わせる所です。

• 機能の名前が、現場のどの作業に当たるのか読めない。 「マスタ管理」「帳票出力」「権限設定」と並んでいても、それが毎週のどの作業なのか分からなければ、1つ目を選べません
• 1つ目と一緒に要る土台が分からない。 たとえば報告書だけを先に作るにも、お客様や現場の一覧、ログインの仕組みが要ることがあります。どこまでが土台で、どこからが後回しにできるかは、提案書の一覧だけでは見分けにくいところです

よくある質問

Q. 小さく作ると、あとで作り直しになりませんか？

最初の1つを選ぶ時点で、隣に何が来るかを決めておけば、作り直しはほとんど起きません。逆に「とりあえず作って後で考える」だと作り直しになります。小さく作ることと、行き先を決めないことは別の話です。

Q. 結局、全部作るなら合計は高くなりませんか？

一度に作るより、合計は少し高くなることがあります。ただし使われない機能を作らずに済むぶん、実際に払う総額は下がることのほうが多いです。見積に並んだ10機能のうち3つで止まれば、そこが答えです。

Q. 何個目まで作るか、最初に決められますか？

決めなくて構いません。むしろ決めないほうが健全です。1つ使ってみて、次が要るかどうかはその時に分かります。保守の形だけ先に決めておけば、途中で止めても困りません。

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もし全部入りの提案書や見積書がお手元にあれば、1枚ご用意ください。 一覧を見れば、機能の名前を現場の作業に置き換えて、1つ目に一緒に要るものと、隣へ広げる順番を、その場でお答えできます。金額や社名は隠して構いません。

写真やファイルは、[email protected] 宛にメールでお送りいただいても構いません。

私たちにご依頼いただく必要はありません。 他社の提案書でも構いません。並べ替え方だけお答えします。聞いた答えは、今の提案先にそのままお伝えいただいて構いません。

オンラインでも、名古屋近郊であれば対面でも承っています。